콜드메일, 응답률은 높이고 스팸은 방지하는 작성법

콜드메일, 응답률은 높이고 스팸은 방지하는 작성법

사진=storyset, Freepik

“콜드메일, 아무리 보내도 답장이 오지 않는다?”

콜드메일을 보내는 일은 생각보다 만만치 않습니다. 직접 보내보신 분들은 공감하시겠지만, 처음 만나는 사람에게 메일을 보내 관계를 시작한다는 것은 누구에게나 어려운 일이죠. 몇 시간 공들여 작성해도 응답은커녕 읽히지 못한 채 스팸함으로 사라지는 경우가 다반사입니다.

그러나 잘 작성된 콜드메일은 단순한 ‘첫 접촉’을 넘어 새로운 비즈니스 기회를 창출하고, 예상치 못한 네트워크를 만들어줄 수 있습니다. 성공적인 콜드메일 한 통이 새로운 고객, 협력 파트너를 연결하는 시작점이 될 수 있기 때문입니다.

이번 콘텐츠에서는 응답률은 높이면서 스팸으로 분류되지 않는 효과적인 콜드메일 작성법을 소개합니다.

콜드메일의 기본 개념

콜드메일이란?

콜드메일(Cold Email)은 기존에 관계가 없는 사람에게 보내는 이메일을 뜻합니다. 주로 비즈니스 목적으로 사용되며, 새로운 고객을 유치하거나 파트너십, 네트워크 확장을 위해 발송됩니다.

이름에 ‘콜드(Cold)’가 붙은 이유는 수신자와 발신자 간에 사전 접촉이 없기 때문이죠. 이 점에서 직접 찾아가 말을 거는 ‘콜드콜(Cold Call)’과 유사하다고 할 수 있습니다.

콜드메일은 단순한 스팸 메일과 다릅니다. 스팸 메일은 무차별적으로 발송되는 반면, 콜드메일은 특정 타겟을 정하고, 수신자에게 실제로 가치 있는 정보를 제공하는 데 초점을 맞춥니다.

콜드메일의 주요 목적과 효과

콜드메일을 보내는 주된 목적은 관계를 시작하는 것입니다. 처음 만나는 사람에게 자신을 알리고, 대화를 시작할 기회를 만드는 것이죠. 다음은 콜드메일이 활용될 수 있는 대표적인 예입니다.

• 영업 기회 창출: 잠재 고객에게 제품 또는 서비스를 소개하여 새로운 비즈니스 기회를 열 수 있습니다.

• 파트너십 제안: 협력할 수 있는 기업이나 개인에게 파트너십 가능성을 제안할 수 있습니다.

• 네트워크 확장: 특정 분야의 전문가에게 도움을 요청하거나 조언을 구함으로써 인적 네트워크를 확장할 수 있습니다.

• 채용 및 구직: 원하는 인재를 직접 영입하거나, 관심 있는 회사에 자신을 어필할 수 있습니다.

내가 속한 업종에서도 콜드메일을 활용할 수 있을까 고민된다면 다양한 산업 분야에서의 콜드메일 활용 방법과 실제 이메일 예시를 관련 컨텐츠에서 더 자세하게 확인해 보세요.

콜드메일과 일반 이메일의 차이점

콜드메일과 일반 이메일은 접근 방식과 목적에서 큰 차이가 있습니다.

먼저, 일반 이메일은 이미 서로 배경지식이 있는 상태에서 정보를 전달하거나 협의된 내용을 논의하거나 짧고 간결하게 작성하는 경우가 많습니다.

반면 콜드메일은 대화를 시작하고, 관심을 유도하며, 관계를 구축하는 데 중점을 둡니다. 그렇기 때문에 수신자로 하여금 내가 말하는 정보에 대해 관심을 가질 수 있도록 더 많은 설명과 가치를 담아야 합니다.

즉, 콜드메일은 ‘상대의 시간을 빌리는 과정’이라고 할 수 있습니다. 이러한 차이를 인식하는 것이 성공적인 콜드메일을 작성하는 첫 단계입니다.

성과를 높이는 콜드메일 작성 방법

콜드메일의 성공 여부는 상대의 관심을 끌 수 있느냐에 달려있습니다. 성의 없는 메일은 곧바로 삭제되거나 스팸으로 처리되기 십상입니다. 아래 방법들을 참고하여 보다 매력적인 메일을 작성해보세요.

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1. 매력적인 메일 제목 작성법

클릭해서 읽어볼지 말지는 제목에서 결정됩니다. 상대는 수신함에 쌓여있는 수많은 이메일 중에서 흥미로운 제목만 열어보게 됩니다. 따라서 제목은 짧고 명확하게, 호기심을 유발할 수 있어야 합니다. 콜드메일 제목 전략과 예시를 자세히 살펴보세요.

• 인사이트 제공하기

  • “[고객사]이 놓치고 있는 성장 기회, 지금 확인하세요”

  • “이 방식으로 [업계 문제]를 해결한 사례가 있습니다”

• 궁금증 유발하기

  • “[업계/고객사에 관련된 중요한 소식], 알고 계셨나요?”

  • “[경쟁사/비슷한 기업]이 이렇게 하고 있다는 사실, 궁금하지 않으세요?”

• 숫자, 증거 제시하기

  • “3개월 만에 OO 기업에서 [##] 성과를 만들어낸 방법”

  • “90%의 기업이 놓치는 기회, [고객사]는 다를 수 있습니다”

• 초조하게 만들기

  • “놓치면 늦습니다: [시장 변화]에 대비할 방법”

  • “#시간 후 프리미엄 플랜 할인이 종료됩니다”

2. 간단한 자기소개와 제안 이유 밝히기

메일을 열었을 때 처음 마주하는 내용은 우리 회사에 대한 신뢰도를 결정짓는 중요한 요소입니다.

급하게 본론으로 들어가기 보다는 예의 있게 본인과 회사에 대한 소개를 해보세요. 자기소개의 핵심은 짧고 간결하되, 상대에게 메일을 보낸 이유를 명확하게 전달하는 것입니다.

• 자기소개 예시:

“안녕하세요, 저는 [회사명]에서 [직책]을 맡고 있는 [이름]입니다.

저희 OO기업의 제품/서비스로 [특정 문제] 해결에 도움을 드릴 수 있을 것 같아 메일 드립니다.”

3. 고객 맞춤형 정보 제공하기

콜드메일에서 흔히 범하는 실수는 ‘복사-붙여넣기’ 방식으로 동일한 메일을 여러 곳에 발송하는 것입니다. 잠재 고객이 메일을 읽고 자신과 무관하다고 느끼면 답장은 기대하기 어려울 것입니다.

다음과 같은 요소를 활용하여 고객 맞춤형 정보를 제공하여 잠재 고객의 관심을 이끌어보세요.

• 고객의 사업 분야, 영업 전략에 대한 리서치 결과

• 현재 겪고 있는 문제에 대한 언급

• 경쟁사와 차별화된 해결책 제시

4. 핵심 메시지 전달과 간단한 CTA(행동 유도 문구) 작성

콜드메일은 길고 장황하게 작성할 필요가 없습니다.

1~2 문단으로 핵심 메시지를 명확하게 전달하고, 마지막에 간단한 행동 유도 문구(CTA)를 포함하여 마무리 해보세요. CTA는 답장을 받기 쉽게 짧고 간결하게 작성하는 것이 중요합니다.

• CTA 작성 예시:

  • “이와 관련하여 10분 정도 간단히 공유드리고 싶습니다. 다음 주 중 괜찮으신 시간을 알려주시면 감사하겠습니다.”

  • “이 제안이 궁금하시다면 답장 주시면 자료를 보내드리겠습니다.”

5. 고객 관심을 유도하는 후속 메일

콜드메일을 보낸 후 답장이 오지 않는다고 너무 빨리 실망하지 마세요. 후속 메일(Follow-up)을 보내면 응답률이 더 높아집니다.

후속 메일을 보낼 때는 상대방이 바쁘다는 점을 인지하는 공손한 톤으로 작성하세요.

첫 번째 메일과 동일한 내용을 반복하지 말고, 새로운 가치를 제공하거나 더 간단한 요청을 포함하세요. 후속 메일 간격은 3~5일 정도가 적당합니다.

콜드메일 작성이 익숙하지 않거나 부담스러운 분들은 만한 콜드메일 예시 템플릿과 AI 도구인 챗GPT 활용법을 참고하여 작성해보시기 바랍니다.

콜드메일 작성 시 유의 사항

콜드메일은 단 한 번의 기회로 상대방의 관심을 얻어야 하는 만큼, 작성 시 몇 가지 신경 써야 하는 점이 있습니다. 다음 유의 사항을 참고하여 소중한 커뮤니케이션 기회를 놓치지마세요.

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기존 고객사 사례를 활용한 신뢰 구축

아무리 잘 작성된 메일이라도, 잠재 고객이 “어떻게 믿지?”라고 생각하게 만든다면 관심을 끌기 어려워지죠. 이때 효과적인 방법이 바로 기존 고객사 사례를 활용해 신뢰를 쌓는 것입니다.

예를 들어, 당신이 어떤 SaaS 솔루션을 판매하는 회사에 다닌다고 가정해 봅시다. 만약 이미 유사한 업계에 있는 고객사에 좋은 결과를 제공한 경험이 있다면, 이를 간단히 언급하는 것이 좋습니다.

“OO기업과 비슷한 규모의 [업계/회사명]이 우리 솔루션을 도입한 후 [구체적인 성과]를 얻었습니다”라는 문장을 덧붙이면 잠재 고객은 ‘나도 비슷한 이점을 얻을 수 있겠구나’라는 생각을 하게 됩니다.

단, 사례 설명은 짧게, 핵심만 전달하세요. 콜드메일의 목적은 대화를 시작하는 것이지, 긴 설명으로 상대를 설득하는 것이 아닙니다. 잠재 고객이 성공 사례에 대한 자세한 설명 요청을 하도록 유도하는 것이 핵심입니다.

지나친 회사 홍보 피하기

콜드메일 작성자들이 흔히 저지르는 실수 중 하나가 자기중심적인 메일 작성입니다. 즉, 잠재 고객이 관심을 가질 만한 내용보다는 회사와 제품의 장점을 늘어놓고, 일방적으로 홍보하는 경우입니다.

예를 들어, “저희는 [제품명]이라는 혁신적인 제품을 통해 시장에서 빠르게 성장하고 있습니다”라는 내용으로 시작되는 메일을 받는다고 생각해 보세요.

이런 메일을 읽고 곧바로 “그래서 나한테 무슨 도움이 되는데?”라는 의문을 품을 가능성이 큽니다. 이런 메일은 홍보성으로 보일 뿐만 아니라, 메일을 끝까지 읽기도 전에 삭제될 수 있습니다.

콜드메일에서 중요한 것은 수신자의 문제를 해결하는 데 초점을 맞추는 것입니다. 잠재 고객이 자신의 문제를 해결할 수 있다는 기대감을 가지도록, 홍보 중심 보다는 문제 해결 중심으로 제안하세요.

첨부 자료 활용 시 주의점

첨부 파일이 있으면 메일이 스팸으로 분류될 가능성이 높아지고, 수신자 입장에서 메일을 열어보는 심리적 부담이 커질 수 있습니다.

자료를 보여주고 싶다면 첨부 파일 대신 클릭할 수 있는 링크를 제공하거나, 첨부 파일을 꼭 사용할 경 PDF 브로슈어, 회사 소개서 등, 한두 개의 파일로 제한하세요.

콜드메일 스팸 방지를 위한 주의 사항

콜드메일을 보낼 땐 스팸으로 분류되거나 법적 문제에 휘말리지 않도록 정보통신망법 관련 규정에 유의해야 합니다.

잠재 고객이 이용할 가능성이 높은 네이버 메일의 발송 가이드와 Gmail의 발신자 가이드라인을 참고하여 스팸으로 분류되지 않도록 하세요.

스팸으로 분류되지 않는 메일 작성법

• 개인화된 내용 작성: 메일 수신자의 이름, 회사명, 담당 업무 등을 언급하여 수신자 맞춤형 메일이라는 느낌을 주면 스팸으로 분류될 가능성을 줄일 수 있습니다.

• 메일 제목에 과장된 표현 지양: “긴급!”, “100% 보장!”, “한정 할인!” 등 자극적인 표현은 스팸 필터에 걸릴 가능성이 높습니다.

• 이메일 발신 주소 신뢰성 확보: 회사 도메인으로 발송된 메일은 일반 무료 이메일 계정(예: Gmail, Naver 등)보다 스팸으로 분류될 확률이 낮습니다.

• 불필요한 링크나 첨부파일 줄이기: 핵심 메시지를 간결하게 전달하고, 불필요한 링크나 이미지 첨부는 지양해야 합니다.

수신 거부 기능 포함

수신자가 원하지 않는 메일을 지속적으로 받으면 불법 스팸으로 신고될 수 있습니다. 수신 거부 기능은 명확하게 보이도록 작성하고, 클릭 한 번으로 거부할 수 있도록 설정하는 것이 좋습니다.

• 수신 거부 문구 예시:

“본 메일을 원하지 않으실 경우 [여기]를 클릭하시거나, 회신 주시면 즉시 발송을 중단하겠습니다.”

효율적인 콜드메일 관리

메일을 보내고 나서 그 결과를 관리하고 분석하는 과정은 성과를 높이는 중요한 단계입니다. 그러므로 발송 리스트와 고객 응답을 기록하는 것은 콜드메일 전략을 위한 필수 요소입니다.

발송 리스트 및 고객 응답 관리가 중요한 이유

발송 기록을 남기지 않을 경우, 같은 고객에게 계속해서 동일한 내용을 반복해서 보내는 실수를 할 가능성이 있습니다. 이는 단순히 자원 낭비에 불과할 뿐만 아니라, 잠재 고객에게 불쾌감과 스팸 메일 같은 인상을 줄 수 있습니다.

다음으로, 고객 응답을 기록하고 분석하는 것은 잠재고객의 상태를 파악하고 이에 맞춰 후속 활동을 하는 데 중요합니다.

예를 들어 어떤 잠재 고객이 첫 번째 메일에서 관심을 보였지만 답변은 하지 않았다면, 두 번째 메일에서는 고객의 관심을 유도할 수 있는 새로운 내용이나 혜택을 제시할 수 있죠. 이런 데이터를 활용해 계속해서 개선할 수 있는 점이 바로 콜드메일의 강점입니다.