재고실사란? 정기적인 재고실사를 해야 하는 이유

재고 실사란?

재고를 관리하는 기업이라면 '재고 실사'는 매우 중요한 업무 중 하나입니다. 재고 실사를 통해 실제 재고와 데이터베이스에 기록된 수량 간의 차이를 확인할 수 있으며, 미연에 발생할 수 있는 문제를 예방할 수 있습니다. 재고 실사는 일반적으로 다음과 같은 경우에 수행됩니다:

• 정기적 실사: 일정 주기마다 정기적으로 진행되는 재고 조사

• 비정기적 실사: 특정 사건이나 상황 때 수행되는 재고 조사

재고 실사의 정의

재고 실사는 기업이 보유한 실제 재고(제품이나 자재)의 수량을 확인하고, 이를 전산 상의 데이터와 비교하여 차이가 있는지를 점검하는 과정을 의미합니다. 이러한 과정을 통해 재고 상태를 정확히 파악하고, 데이터와 실제 재고 간의 불일치를 확인하며 필요한 경우 장부를 조정할 수 있습니다.

재고 실사의 목적

재고 실사를 통해 물류와 재고 관리가 원활히 운영됩니다. 정확한 재고를 유지하고 오류와 누락을 줄여 전체적인 물류 및 재고 관리 프로세스를 최적화할 수 있습니다.

주요 목적은 다음과 같습니다:

• 재고 상태 파악

• 오류 수정

• 재고 관리 효율성 향상

• 재무 손실 예방

재고 실사의 중요성

만약 전산상 재고와 실제 창고에 보유한 재고 수량이 일치하지 않는다면 어떻게 될까요? 이러한 작은 차이가 큰 문제로 이어질 수 있으며, 궁극적으로 기업의 경쟁력을 약화시킬 수 있습니다. 재고 실사는 이러한 문제를 예방하는 데 필수적입니다.

재고 정확성 향상

정확한 재고 데이터는 비즈니스 운영의 기본입니다. 재고 실사를 통해 시스템에 기록된 재고와 실제 재고 간의 차이를 파악하여, 재고 정확성을 보장할 수 있습니다. 이는 효율적인 재고 관리와 비즈니스 운영을 위한 필수 조건입니다.

재무 손실 예방

잘못된 재고 데이터는 과도한 재고 보유로 인한 비용 증가와 같은 재무 손실을 초래할 수 있습니다. 또한 재고 데이터는 회계 감사 과정에서 중요한 역할을 합니다.

고객 만족도 증가

재고 실사를 통해 정확한 재고 관리가 되면, 고객이 원하는 제품을 적시에 제공할 수 있습니다. 이는 고객 만족도를 높이고 재구매율을 증가시킬 수 있습니다.

정기적인 재고 실사를 해야 하는 이유

많은 기업들이 월, 분기, 반기마다 정기적인 재고 실사를 하고 있습니다. 특히 연말 결산을 위해서도 정기적인 재고 실사는 필수입니다.

정기적인 재고 실사를 해야 하는 3가지 이유는 다음과 같아요:

불용재고 식별 및 처리

재고 관리는 곧 기업의 비용과 직결됩니다. 창고에 장기간 보관된 재고는 구매비, 보관비, 관리비를 초래합니다. 재고실사는 이러한 불용재고(사용되지 않은 재고)를 식별하고 처분 방안을 마련할 수 있는 기회를 제공합니다.

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악성재고 처리와 예방에 대한 완벽 가이드

불용재고를 줄이는 5가지 방법: 비용 절감을 위한 스마트한 전략

재고 회전율 개선

재고 실사를 통해 판매되지 않은 품목과 인기 있는 품목을 파악할 수 있습니다. 이를 통해 인기 있는 제품의 재고를 적시에 보충하여 재고 회전율을 개선할 수 있습니다.

원가 절감 및 수익성 향상

실제 재고 수량을 정확히 파악하고, 도난∙파손∙고장 등으로 인한 감모 손실을 확인함으로써 회사의 비용 손실을 예방할 수 있습니다. 또한 효율적인 재고 관리가 가능해짐으로써 구매, 보관, 관리 비용을 줄이고 자원을 최적화하여 수익성을 향상시킬 수 있습니다.

효과적인 재고 실사 방법

재고 실사의 일반적인 방법은 다음과 같습니다.

💡재고 실사 계획 수립 → 재고실사표 문서 작성 → 재고 실사 → 이상 발견 → 재실사 → 전산상 재고 수정

재고 실사 절차와 단계

1. 사전 준비 단계

1) 실사 일정 및 범위 설정

• 실사 날짜와 시간을 정하고, 진행할 창고(지점) 및 대상 품목을 선정합니다.

• 정기 실사(월별, 분기별, 연간)인지, 특정 상황(이상 감지, 감사 등)에 따른 실사인지 결정합니다.

2) 담당자 지정 및 역할 분배

• 실사를 수행할 팀을 구성하고 역할을 분배합니다.

  • 카운터 (Counter): 실제 재고를 직접 확인하고 개수를 세는 담당자

  • 기록자 (Recorder): 카운터의 데이터를 입력하는 담당자

  • 감독자 (Supervisor): 실사 과정이 정확하게 진행되는지 검토하는 담당자

3) 실사 도구 및 서류 준비

• 재고 목록, 바코드 스캐너, 체크리스트, 필기 도구, 태블릿 또는 실사용 앱 등을 준비합니다.

• 실사 기준(예: 포장 단위, 허용 오차 등)을 사전에 정리합니다.

예스폼 - 재고 실사현황표 엑셀 예시

2. 실사 실행 단계

1) 창고 정리 및 재고 위치 확인

• 재고가 정확하게 집계될 수 있도록 창고를 정리하고, 품목별 위치를 확인합니다.

• 동일한 품목이 여러 위치에 있을 경우, 개별 위치마다 따로 집계할 수 있도록 체크합니다.

2) 재고 수량 집계

• 팀원들은 지정된 구역의 재고를 직접 세고, 실사 리스트에 기록합니다.

• 바코드가 있는 경우, 스캐너를 사용하여 데이터 수집을 자동화할 수 있습니다.

• 손상된 제품, 유효기간이 지난 제품, 불량품 등은 따로 분류하여 기록합니다.

3) 이중 체크

• 다른 팀원이 같은 품목을 다시 세어 정확성을 검증합니다.

• 샘플 점검 방식으로 일부 품목을 재검토하여 오차를 확인할 수도 있습니다.

3. 데이터 정리 및 비교 단계

1) 장부 수량과 비교 (재고 차이 분석)

• 실사 결과와 장부상의 재고 데이터를 비교하여 차이를 분석합니다.

• 차이가 발생한 경우, 다음과 같은 원인을 조사합니다.

  • 누락 또는 오기록

  • 입출고 오류

  • 도난 또는 손실

  • 시스템 입력 오류

2) 오차 수정 및 재조정

• 차이가 발생한 품목에 대해 추가 검수를 진행합니다.

• 오류가 확인되면 실사 데이터를 조정하거나, 장부 데이터를 수정합니다.

• 불일치 원인을 분석하여 향후 실수를 방지할 방안을 마련합니다.

4. 실사 결과 보고 및 후속 조치

1) 실사 결과 보고서 작성

• 실사 결과, 차이 분석, 주요 원인 및 개선 방안을 포함한 보고서를 작성합니다.

• 내부 승인 절차에 따라 관리자 및 관련 부서에 보고합니다.

2) 재고 관리 프로세스 개선

• 재고 실사 과정에서 발견된 문제를 분석하고, 재발 방지를 위한 프로세스 개선을 검토합니다.

• 실사 주기를 조정하거나, 자동화 시스템(ERP, WMS 등)을 도입하는 것도 고려할 수 있습니다.

재고 실사 도구와 기술 활용

재고 실사의 정확성을 높이기 위해 재고 실사 도구와 기술 활용은 필수입니다. 모바일 기기, 바코드 스캐너, 재고 관리 소프트웨어 등은 실사 과정에서 큰 도움을 줄 수 있습니다.

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재고 실사 시 흔히 발생하는 문제점과 해결 방안

재고 실사는 사람이 직접 재고를 세고 기록하는 물리적 작업, 즉 수작업이 많이 요구되는 업무입니다. 실물 재고 수량을 수기로 기록한 후 이를 엑셀과 같은 재고 관리 파일에 옮기는 과정을 포함합니다.

그러나 이러한 전통적인 재고 실사 방식에는 다음과 같은 문제점이 있습니다:

1. 사람이 일일이 세서 하는 일이라서 실수가 생길 수 있다.

2. 데이터를 수기로 입력하고, 여기저기 파일에 옮기고 공유하다가 오류가 발생할 수 있다.

그렇다면 이러한 문제를 어떻게 해결할 수 있을까요?

• 데이터 입력 오류 최소화: 적극적인 디지털 도구 및 기술 활용

• 휴먼 에러 방지: 휴먼 에러를 줄이기 위한 직원 교육 강화 및 명확한 역할 분담

• 시스템 통합의 중요성: ERP나 재고 관리 시스템을 활용해 데이터를 통합 관리

재고 실사 자동화의 필요성

위와 같은 문제점을 해결하기 위해 재고 실사 자동화 시스템 도입이 필요합니다.

AI를 활용한 재고 실사

인공지능(AI)을 활용하면 재고 실사 과정을 더욱 효율적이고 정확하게 수행할 수 있습니다. AI 기반 기술은 재고 데이터를 실시간으로 분석하고, 패턴을 예측하며 이상을 자동으로 탐지해 더 나은 재고 관리를 가능하게 합니다.

노코드 ERP 시스템 도입의 이점

노코드 ERP 시스템은 복잡한 코딩 없이 재고 실사와 관리를 간편하게 자동화할 수 있는 우리 기업만의 재고 실사 시스템 제작을 지원합니다. 노코드 툴은 개발 인력 없이 누구나 바로 쉽게 제작이 가능하며 사용이 간편하고, 기업의 요구사항에 맞는 맞춤 제작이 가능하여 재고 실사(재고 관리)프로세스를 최적화하는 데 도움을 줍니다.

자동화를 통한 효율성 극대화

재고 실사의 자동화는 인간의 개입을 최소화하여 휴먼 에러를 최소화 해줍니다. 실제 업무를 위한 시간과 비용을 줄이고 재고 데이터 정확도를 높여 재고 및 물류 관리의 전반적인 효율성을 증가시킬 수 있습니다.

재고 실사 사례 연구

성공적인 재고 실사 도입 사례

스타벅스는 AI와 IoT 기술을 활용한 재고관리 자동화 시스템을 도입하여 실시간 재고 데이터 관리와 적정 발주량 예측을 가능하게 했습니다. 이를 통해 검수 및 실사 등 재고 관련 업무의 운영 효율성을 대폭 향상시켰으며, 재고 과잉으로 인한 비용을 절감하고 직원들의 업무 부담도 효과적으로 줄일 수 있었습니다.

실패 사례에서 배우는 교훈

중소기업이 재고 관리에서 실패를 피하기 위해 주의해야 할 주요 원인은 다음과 같습니다:

• 수동 재고 관리 방식 고수

  엑셀과 같은 전통적인 수동 재고 관리 방법에 지나치게 의존하면 재고의 정확성과 신뢰도가 점점 떨어질 수 있습니다. 디지털 시스템을 도입하지 않으면 데이터 오류와 비효율적인 프로세스가 누적되며, 이는 결국 비즈니스에 큰 문제를 발생시킬 수 있습니다.

• 비정기적인 재고 실사

  재고 실사를 위급 상황에만 비정기적으로 실시한다면, 재고 정합성 문제가 심각해질 수 있습니다. 정기적인 재고 실사가 이루어지지 않으면 작은 리스크를 초기에 파악하지 못해 결국 더 큰 문제로 확산될 위험이 있습니다.

• 불투명한 정보 관리

  재고 관리가 특정 직원 한 명에게만 의존하거나 재고 관련 정보를 찾기가 어렵다면, 정보의 비효율성과 부서 간 불협화음이 발생할 가능성이 높습니다. 정보의 투명성과 접근성을 높이지 않으면 재고 관리의 신뢰성과 효율성을 유지하기 어렵습니다.

결론

정기적인 재고 실사의 핵심 요점 정리

재고 실사는 기업의 자산을 정확하게 파악하고 효율적인 재고 관리를 위해 반드시 필요한 과정입니다. 실사를 통해 재고 오류를 조기에 발견하면 누락, 과잉 재고, 도난이나 손실을 파악할 수 있습니다. 또한, 정확한 재고 데이터는 구매, 생산, 판매 전략을 수립하는 데 필수적이며, 이를 기반으로 원활한 공급망 관리를 할 수 있습니다.

다음 단계 및 실행 방안 제안

효율적인 재고 실사를 위해 기존의 수동적인 방식 대신 AI 및 자동화 도구를 적극 도입하세요. 재고 실사를 위한 적절한 팀 구성을 하고, 체계적인 프로세스를 수립하세요. 노코드 ERP 플랫폼, 웨이브온을 활용하면 재고 실사와 관리를 더욱 간편하게 구현할 수 있습니다. 중소기업을 위한 더 쉬운 재고 관리, 웨이브온을 통해 시작해 보세요.

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