작업지시서 제대로 작성하는 방법

작업지시서란 무엇인가?

공장에 제품 생산을 맡긴다고 상상해 보세요. 말로만 설명하거나 상세한 내용 없이 발주를 넣었다고 가정해 봅시다.

그 결과 생산 공정이 잘못 진행되고, 작업이 지연되거나 추가 비용이 발생했습니다. 최악의 경우, 고객의 불만까지 이어질 수 있습니다.

이러한 문제는 처음부터 제대로 작성된 작업지시서를 작업자에게 전달했다면 충분히 예방할 수 있었습니다. 작업지시서는 수행해야 할 작업을 상세히 설명한 공식 문서로, 제조업, 시설 관리, 현장 서비스와 같은 다양한 산업에서 필수적인 역할을 합니다. 작업지시서의 정의와 역할을 알아보겠습니다.

작업지시서 정의

작업지시서란 단어 그대로 요청한 작업에 대한 지시 사항과 요구 사항을 상세히 담은 일종의 작업 설계도입니다. 프로덕트를 예로 들면 개발자와 디자이너에게 전달하는 기획서와 같은 개념인 것이죠.

특히 생산 및 제조 공정에서는 작업자가 반드시 따라야 할 모든 작업 세부 사항, 절차, 기준, 사용해야 할 자재와 도구, 그리고 안전 지침 등을 명확히 기록한 문서를 의미합니다.

작업지시서의 역할과 중요성

작업지시서의 주요 역할은 다음과 같습니다.

• 명확한 커뮤니케이션: 작업자와 주문자 또는 관리자 간의 오해를 줄이고, 명확한 작업 방향성을 제공합니다.

• 워크플로우 간소화: 작업 절차를 체계적으로 정리해 효율적인 작업 수행을 돕습니다.

• 작업의 표준화: 작업 과정과 품질을 일관되게 유지할 수 있도록 지원합니다.

작업지시서 작성의 중요성

작업지시서 작성은 단순히 문서를 준비하는 것이 아니라, 작업의 정확성과 효율성을 높이고 조직 전체의 성과를 극대화하는 중요한 과정입니다.

잘 작성된 작업지시서는 작업자가 혼란 없이 명확한 지침을 따라갈 수 있도록 돕고, 기업은 불필요한 리소스 낭비를 줄이며 품질을 유지할 수 있습니다.

아래는 작업지시서 작성이 중요한 세 가지 이유를 설명합니다.

생산 효율성 향상

작업지시서는 작업 과정과 절차를 체계적으로 정리하여 생산성을 크게 향상시킵니다.

명확한 작업 순서와 필요한 자재 및 도구 목록이 제공되면 작업자는 불필요한 시간 낭비 없이 바로 작업을 착수할 수 있습니다. 특히 복잡한 제조 공정이나 다수의 작업자가 협력해야 하는 환경에서는 작업지시서가 필수적입니다.

커뮤니케이션 개선

작업지시서는 관리자와 작업자 간, 또는 팀 간의 원활한 커뮤니케이션을 지원하는 중요한 도구입니다. 구두로 전달된 지시 사항이나 즉각적으로 변경된 지시 사항은 종종 오해를 초래할 수 있습니다.

그러나 작업 착수 전에 명확하고 구체적으로 작성된 작업지시서를 제공하면 이러한 문제를 효과적으로 방지할 수 있습니다. 모든 작업자가 동일한 기준을 바탕으로 작업을 진행하기 때문에 혼란이 줄어들고 협업 효율성이 크게 향상됩니다. 이는 특히 다국적 팀이나 외부 업체(대행사)와의 협업할 때 더욱 중요한 역할을 합니다.

품질 관리 강화

작업지시서는 작업 과정을 표준화하고 품질을 유지하는 데 필수적인 역할을 합니다. 작업지시서가 있으면 작업 결과를 일관되게 유지할 수 있어요.

이는 제품 생산 과정에서 발생할 수 있는 오류와 불량률을 줄이고, 최종 제품이나 서비스의 품질을 높이는 데 큰 도움이 됩니다. 또한 작업 중에 발생한 문제를 기록하여 개선점을 도출함으로써 지속적인 품질 관리와 공정 개선이 가능합니다.

작업지시서 제대로 작성하는 방법

필수 구성 요소와 항목

작업지시서를 작성할 때 반드시 포함해야 할 항목은 다음과 같습니다:

• 작업 주문 번호

• 품명

• 요청 날짜

• 작업 목적 및 개요:

• 담당자 또는 팀

• 우선순위

• 단계별 작업절차(타임라인)

• 작업마감일

• 자재 및 장비

• 규격

• 안전 유의사항

• 비용 견적

• 승인 서명

• 관련 문서 또는 참고자료

명확하고 구체적인 지시 사항 작성

작업지시서 작성 시 가장 우선시할 것은 바로 목적과 범위를 명확하게 설정하여 작성하는 것입니다.

해당 문서를 읽은 당사자가 ‘무엇을’, ‘왜’, ‘어떻게’ 해야 하는 건지에 대해 명확히 알 수 있도록 만들어야 합니다. 애매한 표현은 오히려 혼란을 야기하고 작업 지연 또는 오류를 불러올 수 있습니다.

예를 들어 ‘소매 부분 커팅’ 이라고 작성하기보다는 ‘소매 가로폭 3cm, 세로폭 5cm로 직선 형태로 커팅’과 같이 구체적인 정보를 포함해야 합니다.

시각 자료와 도식 활용

작업지시서를 작성할 때 텍스트만 나열하기보다는 시각 자료와 도식을 적극 활용하여 작업자가 내용을 더 빠르고 명확하게 이해할 수 있도록 돕습니다.

• 시각 자료: 작업 결과물의 예시를 제공 (예: 의류의 도식화, 조립 완성품 사진, 부품 배치도 등)

• 컬러 강조: 작업의 중요 단계나 안전 지침을 색상으로 강조

작업지시서 작성 시 주의사항

아래는 작업지시서 작성 시 유의해야 할 주의사항과 피해야 할 실수를 정리한 내용입니다.

일반적인 오류와 피해야 할 실수

작업지시서가 제대로 작성되지 않으면 작업자와의 혼란과 업무 지연이 발생할 수 있습니다. 특히 아래와 같은 실수는 생산 과정에서 작업 효율성을 심각하게 저하할 수 있습니다.

1) 애매모호한 표현

2) 어려운 언어 사용

3) 디테일 누락

이해하기 쉬운 언어 사용

지시서를 작성할 때는 최대한 쉬운 언어를 사용하는 것이 좋습니다. 내게는 어렵지 않지만 누군가에게 어렵게 느껴질 수 있는 단어는 쉬운 단어로 대체하세요.

• 쉬운 단어로 표현: 복잡한 용어나 전문 용어 대신 일상적인 표현을 사용

• 짧고 간결하게 작성: 장황한 설명보다는 핵심 정보를 간결하게 전달

• 구체적인 정보 제공: 추상적인 지시어 대신, 수치와 세부 사항을 포함한 구체적인 지시를 제공

변경 사항 관리와 업데이트 방법

작업 환경이나 사업 안정 규정은 시간에 따라 변화할 수 있으므로 변경 사항 관리와 업데이트를 통해 항상 최신 정보를 유지해야 합니다. 특히 최신 정보를 제공하면 안전 사고와 작업 오류를 예방할 수 있습니다.

효과적인 작업지시서 관리 방법

출처=예스폼

보통 작업지시서를 온라인을 통해 검색하면 다양한 양식 (노션 템플릿, 엑셀, pdf 파일 등)으로 다운로드하여 맞춤 편집하여 작성할 수 있습니다.

하지만 이러한 수동 방식은 업데이트와 관리에 한계가 있기 때문에 디지털 및 자동화 방식으로 관리하는 것이 운영측면에서 더 효율적입니다.

디지털 도구와 소프트웨어 활용

노션 템플릿, 엑셀, PDF 파일 등 웹 기반의 다양한 양식을 다운로드하여 사용할 수 있습니다. 또는 AI, 노코드 ERP 같은 기술은 작업지시서 작성과 관리 과정을 자동화합니다. 이러한 도구는 업무의 정확성과 신뢰성을 높입니다.

버전 관리와 기록 보관

작업지시서를 중앙에 관리하여, 필요 시 과거 기록에도 쉽게 접근할 수 있어야 합니다. 중앙화된 관리, 변경 이력 관리, 자동화된 업데이트가 핵심입니다.

협업과 팀 커뮤니케이션 증진

작업지시서는 다양한 팀들과 함께 공유되고 관리됩니다. 따라서 다양한 팀들간의 업무 방식과 목표에 맞춰 작업지시서를 작성하는 것이 좋습니다.

다시 한 번, 쉬운 용어를 사용하기를 권해드립니다. 또한 작업지시서에 대한 질문과 피드백을 빠르게 주고받을 수 있는 채널을 마련해서 커뮤니케이션 오류를 방지합니다.

작업지시서 자동화의 필요성

기술이 발전하고 디지털 환경에서 일하는 것이 노멀이 된 지금, 작업지시서 자동화 역시 모든 산업에서 필수적인 요소로 자리잡고 있습니다.

수작업으로 관리하던 작업지시서를 자동화하면 작성 시간 단축, 오류 감소, 그리고 신속한 업데이트가 가능해져 업무 프로세스가 간소화되고 생산성이 크게 향상될 수 있습니다.

AI와 노코드 ERP를 활용한 작업지시서 자동화

AI 기술과 노코드 ERP(Enterprise Resource Planning) 시스템은 자동화의 핵심 도구로 주목받고 있습니다. 이 두 가지 기술은 작업지시서를 보다 쉽고 편리하게 작성하고 관리할 수 있도록 지원합니다.

• AI 기반 자동화: 작업 데이터를 분석해 최적의 절차와 타임라인을 제안하고, 반복 작업을 자동화합니다. 데이터를 실시간으로 동기화하면 작업지시서도 자동으로 업데이트됩니다.

• 노코드 ERP 솔루션: 노코드 ERP를 활용하면 IT 전문가의 도움 없이도 사용자 친화적인 인터페이스를 통해 작업지시서를 작성하고 관리할 수 있습니다. 드래그 앤 드롭 방식으로 작업 절차를 설계할 수 있어 쉽게 변경 사항을 반영할 수 있고, 간결하고 명확한 템플릿을 제작할 수 있습니다. 업무 환경 변화에 유연하게 대처할 수 있어, 스타트업에서 많이 사용합니다.

업무 프로세스 효율화

작업지지서를 자동화하면 전반적인 업무 프로세스가 효율화됩니다.

• 작성 시간 단축: 기존 수작업 방식 대비 작성 시간이 확 줄어듭니다.

• 표준화: 모든 작업 절차를 자동으로 표준화하여 일관성을 유지할 수 있습니다.

• 오류 감소: 자동화 시스템은 휴먼 에러를 최소화해 작업의 신뢰성을 높입니다.

실시간 모니터링과 피드백

AI와 노코드 EPR를 활한 작업지시서 자동화는 실시간 모니터링 기능도 제공합니다. 실시간 모니터링과 피드백 기능은 다음과 같은 이점을 제공합니다.

• 작업 지연 또는 이상을 미리 감지하고 빠르게 대응할 수 있습니다.

• 즉각적인 피드백을 통해 작업 품질을 지속적으로 개선할 수 있습니다.

• 수집된 데이터를 분석하여 향후 작업 절차를 시스템화하고 장기적인 생산성과 효율성 향상시킬 수 있습니다.

성공적인 작업지시서 작성 사례

다음은 실제 디지털 작업지시서 시스템을 도입하여 생산성과 품질 관리를 크게 개선한 Honeylove 사례입니다.

실제 기업의 모범 사례 분석

Honeylove: 작업지시서 디지털화로 생산 효율성 및 품질 관리 강화 사례 (출처: Centric Software)

프리미엄 언더웨어 브랜드 Honeylove는 수작업으로 작성하던 작업지시서로 인해 발생했던 비효율성을 해결하기 위해, PLM(Product Lifecycle Management) 솔루션을 도입했습니다. 이 솔루션을 통해 작업지시서를 디지털화하고, 제품 개발 및 생산 공정의 모든 데이터를 중앙 집중화했습니다.

작업지시서의 작성, 배포, 업데이트를 자동화한 결과, 신제품 개발 속도가 25% 향상되었습니다. 또한, 실시간 데이터 공유를 통해 작업 오류를 줄이고, 제품 품질을 개선하는 성과를 얻었습니다.

성공 요인과 도입 효과

Honeylove의 성공 요인은 크게 세 가지로 정리할 수 있습니다.

첫째, 디지털 전환에 성공하여 기존 수작업 중심의 비효율성을 해결하고 업무 프로세스를 혁신했습니다.

둘째, 모든 데이터를 중앙에서 통합 관리함으로써 팀 간 협업을 강화하고 데이터의 정확성과 신뢰성을 높였습니다.

셋째, PLM 솔루션의 직관적인 사용자 인터페이스와 맞춤형 커스터마이징 기능 덕분에 도입 초기부터 전 직원이 시스템을 효과적으로 활용할 수 있었습니다.

이러한 도입을 통해 Honeylove는 작업 효율성을 크게 향상시켰을 뿐만 아니라, 제품 품질도 눈에 띄게 개선할 수 있었습니다. 또한, 디자인, 생산, 품질 관리 팀 간의 협업과 소통이 원활해져 전반적인 업무 성과를 높이는 성과를 거두었습니다.

• 또 다른 성공 사례: 서진정공

결론

작업지시서는 단순히 작업을 지시하는 문서가 아니라, 생산성과 품질을 보장하고 효율적인 협업을 가능하게 하는 중요한 도구입니다.

특히 디지털화와 자동화를 통해 작업지시서를 효과적으로 관리하면 작성과 업데이트가 간편해지고, 실시간 협업과 품질 개선이 가능합니다.

작업지시서 작성의 핵심 요점 정리

작업지시서를 효과적으로 작성하려면 다음 요소를 기억해야 합니다.

1. 명확한 목적과 요구사항 설정

2. 필수 구성 요소 포함

3. 시각 자료와 도식 활용

4. 디지털 도구 활용 (AI/노코드 EPR)

효율적인 생산 관리를 위한 다음 단계 제안

효율적인 생산 관리를 위해 작업지시서의 디지털 전환을 강력히 추천합니다. 기존의 수작업 방식이 아닌 디지털 도구와 자동화 기술을 활용해 작업지시서를 작성하고 관리하세요.

특히 웨이브온 같은 노코드 툴을 활용하면 작업지시서를 제작하고, 자동으로 업데이트하며 실시간으로 관리할 수 있습니다. 이를 통해 불필요한 리소스 낭비를 줄이고 생산 공정의 투명성과 신뢰성을 높일 수 있습니다.

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